8,规划好休息和间隙时间。日程安排的最大障碍是不够实事求是。如果安排的任务是一个接着一个，不考虑任务之间的休憩或者被打扰中断的时间，最终很难按计划行事，并且很可能完不成日程安排，需要调用其他时间来弥补。在过一段时间后，你会认为这样的日程计划毫无作用，而且会认为自己不能成为高效人士。通过把休憩、中断和交谈时间纳入日程安排，你就可以实际掌握要干什么和时间用在哪里。把休息间隙、午餐时间、赶赴会议的时间放到日程安排里，把这些时间安排好，你的一天会过得非常高效。比如，你计划在下午1点出席一个会议，通常会设定一个出发去会场的时间提醒。但是，如果能把行程所需时间安排得更合理，你在心里就会更明晰自己要做什么事情。
9关于电话、会议，包括准备时间和后续跟进。我们都有过开会迟到的经历，因为没有预留足够的时间或者没有预料到在时间上有冲突，甚至连打电话都需要留出准备时间。所以，在你的日程安排中，分配部分赶赴会议的时间或者准备打电话的时间。这样就可以避免在离开办公室后还要查询路线，或者在马上要打电话的时候临时去查电话号码。安排行程包括了解准确的交通信息、离开的时间和预留在路上买杯咖啡的
时间。
10接受突发事件或者意外情况。未能按计划行事的情况有多少？每天都会出现吗？还是一周一次？当你在做日程安排的时候，经常希望自己的完美计划不要被打断吗？那么，预留出突发事件或者意外状况的缓冲时间能让你如愿以偿。如果没有出现意外，你还是可以利用这段缓冲时间去做其他的事情。估算一下计划之外的电话或者突发事件所需的时间，然后在这些事情很可能会发生的时候安排相应的时间。在刚开始的时候，你的缓冲时间会安排得过多或者过少，但是随着经验的增多你就能做出相应的调整。

5将灵活事项列入日程安排,有些工作设有具体的完成时间,面且这些工作一一般会被列在工作清单上,最的结果是,人们常会忘记或者拖到第二天甚至更久才完成这些工作。将这类工作纳入日程安排的目的就是尽量完成它们。只要你有足够的时间,什么时候去做这此事情就不重要了。把灵活事项纳入你可能会做的日程安排中,但是,在安排这些事项的时候,一定要采用
你会完成它们的方式。因为常常会出现,虽然灵活事项被列人作清单中,最终却没有完成。
6.通过回顾的方式与日历建立联系, 系,让日历戒为 为你景好的朋友。即便你有一个电子记事本, 也要査看日历, ,以使自己安心,而且明确自己每天要做什么。每天至少查看日两次。 如果可以，最好每完成一项任务就查看一次日历。每完成一项任务就除或者采用一种颜色的笔进行标记，表示此项任务已经完成，就像从必做事项清单上删除该事项一样。
7,将大任务细分到日程安排，以保证工作效率。在完成大项目的时候似乎不需要费力去做日程安排，因为这种工作会持续好儿天或者好几周。除非你是一个高度有条理的人，否则很难做到对所做事情的时间有大致的预估。这个方法针对工作效率一般的人，因为在有紧急事项或者在日程安排上有截止时间的情况下很容易错过一些工作。把一个项目进行细分，然后把细分项目作为单个任务安排到日程表中，可以帮助你集中注意力并且及时跟进所做的项目。

3.抛开工作清单。工作清单能够让你把脑子里的事情写在纸上。但问题是工作清单没有设定具体的时间框架，而且不能确定你什么时候可以完成这些任务。
工作清单可以提醒你需要做什么，但是，你还是不确定完成这些任务需要用多长时间，也不知道确切的完成时间。工作清单上的待完成事项越多，不确定性也就越多。把这些事项从工作清单中清除，将他们列入日程表，这样你就可以排除很多不确定的因素，了解完成这些事项需要多长时间。
淘汰工作清单的另一个原因是它的内容一天比一天多。当你忙完了当天的工作后，第二天尚有一大堆任务等着你，这不但不能让你从已经完成的任务中找到成就感，反而让你盯住那些没有完成的工作不放。工作清单只跟踪必做事项即可。

如果有些事项的所需时间不超过15分钟,则把它们]集中纳人个时间段。这能帮助你理清思路,保持心情舒畅。
4为时间氏较紧迫的事项设置棍醒,对于所有时间比较紧迫的事项,设置一个提醒成者闹钟会让你知道什么时候该去做这些事。如果你有电子日记系统,这些设置通常是自动的。在时间
上不是很紧迫的事项,时间提醒则可设可不设,但是,设置提醒可以让你及时者手行动。你可以关闭那些非时间紧追事项的提醒,这样不至于因堤醒大多而变得麻木。如果你便用的是纸质记事本,建议你在手机上设置闹铃提醒。在我培训过的很多人中,他们虽然经常检查记事本,而且自己也记得有约会,但量后还是会迟到,因为他们总是在最后时刻被其他事情所干扰。

高效利用日历的原则
1.你的日历必须精确反映出你的时间视划。每一件你认为重要且必须完成的事情都要纳入日历。如果这件事情没有在你的日历中，考虑你是不是真的想要完成它，这可能意味着这件事情无法完成。不过，如果是不超过15分钟的小项目，就可以把这些事情集中纳人一个比较长的时间段，这样更具有操作性。
2.花时间制订日计划和周计划。利用日历的主要好处是规划时间。不假思索地把一天的很多任务挤到一个日记栏里，是现在的很多大忙人陷入的一个普遍圈套。
在大脑里授一遍。当你做计划的时候，在头脑中授一遍这一天将如何度过，找出有哪些计划是行不通的。例如，把重要的工作安排在你非常清醒的时候；或者如果你认为时间有冲突或者大累，在会议后不要安排重要的工作。
在有很多事情需要或待处理的时间段，精确的计划可以帮助你切实了解所做事情的进度及所需时间。人们常常加班就是因为他们没有好好规划自己的日历。他们设有在大腐中理顺目程安排。当你养成了在大脑中捋顺计划的习惯后，通常就会提前知道什么时候需要加班，就会有更多的选择余地。
最好是在前一天晚上进行时间规划。那时候你已经完成了当天的工作，知道接下来具体需要做什么。在早上的时候重新查看或者调整一天的计划，以防在一夜之间有创造性的想法或者紧急的事情出现。