处理文件的基本原则就是全部丢掉。
因为就算你小心翼翼地珍藏,也完全不会有一点心动感。
所以,凡是不符合“现在正在使用”、“近期还会需要”、“需要一直保管”这三项标准的文件,都应该毫不犹豫地全部丢掉。
完成了那些无心动感文件的整理后,剩下的文件该怎么处理呢?
我的文件整理法非常简单,只把文件大体上分为
“需要存留”和“待办”两类。
首先说说待办的文件,这类文件是自己必须处理的文件。包括需要回复的信件、准备提交的报告、打算浏览的报纸等。因此,应专门开辟一个“待办专区”，把这些文件集中收在一处。
重点是,这个“待办专区”必须只有一处,绝对不可
以分散。最好准备一个能竖着放置文件的长方形收纳箱,作为“待办专区”。这样就能把所有待办的文件不加区分地不断放置其中。
接着再谈谈需要存留的文件。这类文件根据使用频率可以分成高频率和低频率两类。使用频率低的文件大抵是和合同有关的文件。其他的则都可认为是使用频率高的文件。
合同类的文件纯粹是些诸如保单、保证书、租赁合同之类的文件。这类文件虽然没有心动感,但又必须妥善地保管好。
最后是使用频率高的文件比如,杂志的剪贴、研讨会的讲义,还有自己时常想看的文件。由于这些文件不像书本那样方便阅读,所以将其集中在书本状的文件夹中比较合适。
注意各种文件必须集中在只盒子或一个文件夹内,且无须特意根据内容进行分类。换言之,使用的盒子或文件夹最多不超过三个。
我们的目标就是让这种放置待办文件的盒子时常保持“清空”的状态。