和行动相对应,完成一件任务除了关注行动,还需要关注和行动有关的资料
例如组织一次活动,需要准备活动物品、和客户交换的名片、来宾的电话号码、购
买物品的网店链接、签到表、打印的行动清单、制作展板的现场效果图、播放的音乐
总之和一个任务相关的,能够用到的关键信息都是资料。
资料分为纸质资料和电子资料两种
书籍、宣传册、打印的文件、便利贴、手写的笔记这些都是纸质资料。电子资料则包含文字、图片、文件(PPT、Word、PDF、音频、视频等),这些和工作任务
有关的资料,都需要妥善保存。

对于任务管理,归根结底是关于行动和资料的管理。任务由行动组成,而任务
的完成,又需要有和任务相关的信息和资料。二者紧密相关,缺一不可。
1.行动清单
任务由行动组成,一个任务被执行的关键,就是能够找到他的下一步行动。多
个行动就组成了这个任务的“行动清单”。
明确任务的第一步行动
去西藏旅行这件事,一旦被你明确下来,买一张去西藏的火车票,这件事情就由“将来/也许”,变成了任务。有时候,你会觉得一个任务很复杂,不知道从哪里下手。所谓“万事开头难”,一个任务的第一步行动尤为关键,当找到了第一步行动,也就找到了事情的突破口。
为任务建立行动清单
当明确了第一步行动后,我们就可以为一个任务建立行动清单。这里面的行动
都应该是一个可执行的行动。
个可以执行的行动,必须包含几个元素:“动词”、“场景”、“人物”,例如发邮件给Temy通知下周末开跨部门会议。这其中“发邮件”是动词和场景,只有
一件事情有了动词,才有了行动的方法,不至于落入空谈。明确做一件事情的场景可以进行批处理,例如我们可以将邮件放在一起发,电话在一起打,这样可以大量
节约在各个场景之间切换的时间。而明确“人物”,即找到了这个问题的责任人,件事情委托给他人完成时,我们可以建立一个“等待”清单,将等待别人回复的事情,放入这个清单,随时跟进进度,防止因为别人拖延工作进度而导致自己的工作无法
开展。
将任务分解成行动,当我们在执行这个任务时,只需要对照行动清单就可以了。
你可以将行动清单放入印象笔记,然后执行的时候逐个检查。