人们培养习惯来满足情感和身体上的需求。
破坏已有习惯，建立新的习惯会打破满足这些需求的平衡。没有满足这些需求是大部分长期习惯无法改变的原因之一。
这并不是说改变习惯很难（那并不难），而是要培养新的习惯来满足旧的需求需要更多技巧。想想不看电视的习惯。
这个习惯也许提高了你的生产效率，但是破坏了什么平衡呢？电视或许提供了一个社交宣泄的渠道，或许给了你一个放松或逃避压力的方式，或许提供了你一个与周围人联系起来的方法。

不看电视，但没有另外一个替代的方法来满足这些需求会让你变得非常困难。你的身体习惯了输入的模式，而且一旦产生习惯，你的身体会拒绝改变。其他选择性的习惯也许是跟朋友在一起或重新发现一个爱好来获得放松。替换理论不是对所有的改变都必要，但针对那些剧烈的改变，你应该将这个理论记在脑子里。

走上自动化生产效率道路的第一步就是要将日常工作和非日常工作分开。与大多数人一样，我也会面临这两种工作。
撰写博客是我每周都会做的一项日常工作。虽然内容不同，但程序是相同的。同样，我还会面临很多每天都不一样的一次性工作。比如今天我给自己的网站安装了一个新特性，这件事我不会再做第二次。

非日常工作有很小的自动化空间。
你可以让你的背景习惯（避免拖延、成批处理和晨礼）自动化，但不能让这些任务本身自动化。
然而，日常工作会给你自动调节它们的能力。通过决定执行它们的最佳方式，你可以调节自己适应这种日常惯例。
我们都有处理日常惯例的习惯，但除非你能有效地设计这些例行的事，否则很容易养成粗心大意的毛病。理想情况下，你的心力应该花费在非日常工作上。日常工作就算你当时不做，也应该放在日程表上，按照惯例执行，完全不用思考。

生活里几乎没有什么是头脑有意识处理的。
我看过，有人估计称人每秒会将近11 000个感觉输入大脑中，但大脑会有意识地处理其中的40个，比例还不到1%。
面对这么多信息，你的大脑必须依赖潜意识下的习惯来指导行为。不管你喜不喜欢，习惯无处不在。所以，你最好还是对这股力量加以控制。

注意力集中需要付出代价。这个代价占用了你意识资源的一小部分，占处理量的不到1%。
这本书有99个点子，但你一次不可能全部都注意到—注意3个都有点儿困难。高生产效率要求你采用这些点子，并且把它们变成习惯。每个人都依赖于习惯。没有人是自然而然地做某件事，也没有人做起事来像机器人。大多数人不知道他们的意识就是一个冰山，大部分都隐藏在水下。问题不在于你有没有习惯，而在于你是否改变了已有的习惯，并且让他们帮助你提高生产效率。

本杰明·富兰克林因为发现了电而闻名于世，他也是美国的开国元勋之一。他用自己的人生经历体现了生产效率的价值，并且一生中完成了许多事。其中一个秘诀就是有一份检查清单，里面包含了他认为生活中十分重要的13个优点。
如果他认为自己具备了其中一个优点，那当天他就会把这个优点从清单中划掉。你也可以采用类似的方法来提高自己的生产效率。你可以列一份你希望自己每天关注的能够提高生产力的好习惯清单。每天你做到哪一点，就把哪一点划掉。这个方法很有用，它让你关注特定的思维习惯并且通过坚持这些思维模式而从中受益。这里有一些潜在的检查标记：
1.晨礼。2.自律。3.避免拖延。4.把时间放在最重要的位置。5.朝着一个重要目标努力。6.工作不分心。7.完成每日工作。8.把重要的事情放在紧急事情的前面。9.运动。

在压力之下产生生产效率是最佳的。高生产效率有点儿像练肌肉。除非你使劲拉你的“生产效率肌肉”，否则它们很可能会在惯性的作用下趋于松懈。这是说在提高生产效率之前，你需要安排你的日程表，把生产效率逼出来。下面的两个方法可以做到这一点：

1.安排更多工作。如果你有大的项目要完成，提高生产效率最简单的方法就是增加你的工作量。大的周/日事项列表会逼得你生产效率“噌噌”往上提。

2.先休假。如果你不想增加自己的工作量，你可以通过先休假的方式提高生产效率。先去做一些放松的事情，把工作压缩到更短的时间内。

效率不是凭空而来的。没有压力来逼迫你提高生产效率，很容易会浪费时间。

相比创建一个完整的制作链，样品可以花较少的钱和时间。
在产品面世之前，商人们用样品来检测。在付诸实践之前，你也可以用样品来检测你的想法。项目样品制作指的是你的项目的第一个产品应该越简单越好。只需要一些必要的特征来展示你的想法。别在修改和展示上花时间。从一个样品开始，把它慢慢变成大的成品。每一步你都能更容易地纠正错误，也避免进入死胡同。

下面是一些样品制作的例子：
1.在写一个完整的软件程序之前先写一个小型的应用。
2.给你的小说找出版社之前先写一本电子书。
3.作为一个自由职业者，在寻找客户之前，先免费做一些小型项目的技巧型工作。

一个典型的规划步骤就是要详细了解项目的每个细节，并且提前做好每个决策。我反对这种规划形式，有两点原因。
第一，过度规划只是拖延的一个借口。有一个粗略的计划要比在意每个细节要好得多。
第二，过度规划往往都是错误的。最初的想法往往并不正确，需要修正。过度规划只是给你一个胸有成竹的幻觉。

框架规划是完全相反的方法。
制定一个框架规划意味着你只需要规划出在行动之前绝对必要的一些要素就可以了。只需要做那些一旦开始就无法更改的准确决策。那些有多个选项的灵活决策就留到后面来做吧。
框架规划能帮助你完成整个项目，因为它给了你走捷径的机会。
很久以前，在一个软件项目上，我犯了一个错误。我规划了大量的界面设计。在写了三个星期代码后，我意识到能用15美元买一个包含我所需要的大部分东西的资源库。
框架规划不会给你这么多假设，它只会在你需要设计一个页面时给你很多选择。

表面上和帕金森定律截然相反的霍夫施塔特定律表明：“即使将霍夫施塔特定律考虑在内，你在一件事上花费的时间总是要比想象得要多。”

该定律与帕金森定律看起来相互矛盾，但其实两者可以并行使用。霍夫施塔特定律表明，在给一个复杂的项目制定截止期限的时候，人们很容易自信过度。许多软件开发人员认可的一个类似的定律指出，“把你最坏情况下所用的时间乘以2，就是你理想的截止时间。”

我建议你使用这两种定律：
①给一个项目制定严格的最后期限，要看这个项目的价值，而不是你预期的时间。
②你要清楚，你雄心勃勃将要完成的事情，搭配这样的截止日期，是不现实的。你可以设定一个严格的最后期限，但是别期望你的项目会按计划全部完成，结果只能是比理想预期完成得少。

帕金森定律表明：“只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。”这意味着如果给你两个小时完成一项任务，你就会花将近两个小时。

而如果给你30分钟，你只会花30分钟。这说明，在一定的时间内，所做的工作可以是灵活的。你可以通过在计划一个项目之前先设定最后期限来使用帕金森定律。

在开始一个大的任务或项目之前，我会问自己：“这个计划有多少价值？”对于设定最后期限，这个问题要比问“这个计划会花多长时间”更重要。我一般会定一个特别紧张的期限，这样能强迫自己简洁从事。这条法则不是给你无限制的自由。除非你快得不可思议，否则很难在一个星期之内写300页书稿。但是首先基于价值来设定最后期限，会避免浪费时间。

这条建议看起来跟我之前建议的设定最后期限有点矛盾。但那条建议应该说是“设定软时限”。硬时限是生产力脑残粉所用的，依靠硬时限往往会压缩日程安排，而且不好把控时间。这种方法应该被更好的方法取代。
硬时限是他人强加的期限，是任务的到期日，是老板制定的时间表，是填表格的最后时间。
软时限则是自己设定的期限。你可以在正式期限之前设定一个自己的期限，将硬时限变成软时限。
硬时限往往会把工作积压在一起。学生们都知道，考试期会特别繁忙，但学期的最初几天都比较轻松。在这里，依靠硬时限就意味着秋天不怎么学习，而冬天就要拼命学习。设定软时限则能帮你把繁重的学习任务分解开来。

软时限还能让你养成自律的习惯。如果一味依靠外在的限制，你就不会锻炼自己的能力。如果只依靠硬时限，那么开始一项个人目标或项目时，你就无法安排好自己的时间，到了最后期限，你也只能是和目标相去甚远。

每7天给自己90分钟的独立思考时间。
不放音乐，不看电视，不玩手机，不收发电子邮件。就你自己。
每周回顾能确保你付出的努力都是值得的，而不仅仅是让自己忙碌。
我总在休息日做每周回顾。
这不仅让我有时间思考清楚，而且不用上班，能得以休息。
回顾总结往往需要一个不同于上班的心境，所以，把它和日常工作分开是很重要的。每周回顾应该评估一下你所做工作与最后期限的相符情况，还要评估一下你的错误和弱点有哪些。这样你就有机会在即将到来的一周内提升自己。
如果你觉得最近几天没有动力，那就试着改正错误，别让坏习惯生根发芽。
我通常还会将每周目标列表和回顾结合起来做。
回顾完成后，顺便决定下一周将要完成哪些计划和任务。

如果你所在国家的政府运转没有预算，你会感觉如何？政客们花钱，从来都只会考虑自己，而不会考虑债务、税收或是社会福利。我猜想你不会对此感到高兴的。你也许会说他们简直是一群恶棍。在这个时候，预算就很有必要了，因为预算能够控制花费。

最后期限就是你时间上的预算。没有它，计划就会变成恶魔来侵蚀你的时间，让你迟迟无法完成。不好完成的任务往往做一半就丢在一边，目标看起来越来越远。最后期限就是把这个计划对你的价值做时间上的限定。没有它，你在花费时间时只会一时冲动，而不会深思熟虑，做好决定。

所有的项目和任务都应该有最后期限。除了给一个完整的项目设定最后期限，我还会给重要项目的每一个阶段设定最后期限。这些期限保证我专注于完成事情，而不仅仅是做事情。不在我每周和每日目标列表上的任务，我也会设定最后期限。

把最后期限写下来。如果它只是你脑子里的一个想法，那么当你需要它的时候，它不会激励你。把它写在纸上，你就能在刚一分心的时候注意到它。

生产力不是由你做了多少工作来衡量，而是看你真正完成了多少。
你不用每天都忙忙碌碌，而应该把每一件具体的事都归入一个更大的框架或蓝图之中。否则，你只是在浪费时间，忙碌，却没有成效。
着眼于项目而不是任务是避免该困境的一个方法。
项目是比任务更高的一种形态。
任务多变，又没有条理或是大的目标，而项目有一定的结构和具体的目的。完成一个大的项目往往要比完成一个20分钟的任务回报大得多。在我所写的“简单的组织系统”中，我第一个重点关注的就是项目。
尽管任务和具体的活动也很重要，但它们不应该消耗掉你生命的全部。我们应该把重心放在完成整个项目上。你的目标应该贯穿于项目的始终，而不仅仅围绕项目中一个个小的任务上。如果你想了解更多的关于把项目作为重点的好处，我建议去读卡尔·纽波特的绝妙指南—《完成的艺术》。

不同的活动要求不同的思维模式。
假如要写一篇文章，那我的心理状态跟我画画或发邮件时的心理状态是不一样的。每一个活动都以不同的方式消耗你的体力。
如果你学会平衡使用创造力，那你的生产效率会达到最高值。这好比是举重。如果你去健身房，立刻就做了100个俯卧撑，你的胸肌和胳膊会非常累。接下来你不会再有相同的体力去做仰卧推举。
但是，你的腿部肌肉很可能状况良好，所以你可以毫不费力地跑步或做深蹲。

如果注意到我做某项特殊任务时体能很低，我就试着平衡创造力。我不会全部放弃不做（尤其是我的每日目标没有完成时），而是查看我的任务列表，找一些使用不同“肌肉”的任务来做。如果我写作写累了，我会转而去打电话。你可能会做得太过了，骑行得太快反而会让你没机会充分锻炼出“肌肉”来把工作做好。当你感觉累了的时候，进行适度的自行车运动反而会激发你的体能水平。